Создание документа в Web-версии

Пошаговое создание докладной записки через браузер.

Откройте мастер создания

На странице со списком документов нажмите Добавить. Откроется мастер создания документа.

Мастер создания документа

1. Выберите тип документа

Создание рассмотрено на примере докладной записки.

Поля типа и проекта документа в Web-версии

В первом поле выберите требуемый тип документа.

Второе поле — проект — заполняется автоматически. Проверьте поля и нажмите Далее.

2. Добавьте основной файл

На этом экране нужно подготовить основной файл документа. Можно создать его с нуля по шаблону или загрузить готовый файл Word.

Вариант A: создать файл по шаблону

Выберите подходящий шаблон в правой части экрана. Он откроется в Web-версии офисного пакета, где документ можно заполнить.

Выбор и редактирование шаблона документа

После заполнения нажмите значок дискеты в левом верхнем углу, чтобы сохранить документ.

Закройте вкладку редактора и вернитесь в AlphaDoc. Файл автоматически появится среди прикреплённых документов.

Вариант B: загрузить готовый файл

Нажмите Загрузить файлы и выберите файл в проводнике Windows. Файл также можно перетащить из проводника на область загрузки.

3. Заполните содержание документа

На том же экране заполните реквизиты содержания документа.

Тема: Короткое описание документа — одно или два слова. Используется для поиска и категоризации документов.
Адресат: Конечный подписант документа. Например, если в правом верхнем углу докладной указан Колос А. Ф., укажите Колоса А. Ф. Остальных согласующих здесь указывать не нужно.
Суть: Название докладной записки, указанное под наименованием подразделения. Например: «О внесении изменений в план закупок на 2026 год».
Листов: Количество листов докладной записки.
Приложений: Количество отдельных приложенных документов, а не суммарное количество их листов.

4. Определите срок

В поле Срок можно указать количество дней на подписание документа.

После заполнения нажмите Далее.

5. Выберите контролёра

Первое поле по умолчанию содержит вас, поскольку вы являетесь исполнителем документа. При необходимости контролёра можно сменить.

При необходимости здесь можно ещё раз изменить срок. Затем нажмите Далее.

6. Добавьте приложения

Этот экран предназначен именно для приложений к основному документу. Их количество было указано в поле «Приложений».

Загрузите приложения и нажмите Далее.

7. Сформируйте маршрут

Согласование (N)Рекомендуется
Готовый маршрут для N согласующих. Например, если документ согласуют три человека, выберите «Согласование (3)». Обычно используется именно этот вариант.
Копировать из документа
Выберите существующий документ — все этапы его маршрута будут скопированы.
Создать новый
Создайте маршрут вручную, если согласующих больше пяти или требуется более сложная схема.

Маршрут для трёх согласующих — Пример выбора трёх согласующих

8. Последовательно выберите согласующих

В верхней части окна отображается номер этапа. Ниже выберите исполнителя и при необходимости проверьте срок согласования.

В первую очередь ищите сотрудника по должности. Если должность отсутствует, сообщите об этом в Управление информатизации и переключитесь на поиск по Ф. И. О.

Выбрав сотрудника, нажмите Далее. Повторяйте действие, пока не укажете всех согласующих.

9. Дождитесь добавления данных

На этом этапе ничего вводить не нужно. Когда все операции завершатся, нажмите Далее.

10. Настройте запуск

Параметры запуска документа в Web-версии

По умолчанию документ запускается сразу. При необходимости выберите другое время запуска, затем нажмите Готово.

После запуска откроется карточка документа.

AlphaDoc — руководство пользователя